docuguide fasst Ihre Sendungen auf Basis bestehender Merkmale vollautomatisiert zusammen. So können mehrere Rechnungen an einen Empfänger bspw. auf Basis einer Kundennummer, einer Empfängeradresse oder einer Kombination aus mehreren Merkmalen zusammengefasst werden.

Sie bestimmen welche digitale Anlage zu welcher Sendung, entweder händisch oder bei Massensendungen vollautomatisiert beigesteuert wird. Die Anlagensteuerung lässt auch komplexe Prozesse zu, wie z.B. das Hinzufügen einer Anlage im Falle einer bestimmten Artikelnummer auf einem bestimmten Dokument.

docuguide kann darüber hinaus erkennen, ob eine Rechnung per Überweisung bezahlt werden kann. In diesen Fällen ist es möglich ein SEPA-Formular beisteuern zu lassen.

Neben dem klassischen Briefversand kann docuguide auch E-Mails, SMS, Faxe versenden oder Dokumente bzw. eRechnungen an Zahlungsdienstleister wie PEPPOL übermitteln. Sie definieren welcher Versandkanal für welche Dokumentenart gewählt werden soll.

Die Datenübermittlung kann über diverse Wege erfolgen. Generell wählen wir den Weg, der auf Ihrer Seite den kleinsten technischen Impact hat.

So kann entweder ein virtueller Netzwerkdrucker (GPO-verteilbar) angesprochen, Daten über einen Hotfolder übertragen, per sFTP, über das Webportal oder per E-Mail an docuguide übertragen werden.

Sie entscheiden, ob und welche Sendungen an die entsprechenden Versandkanäle übertragen werden. Wenn Sie möchten, kann jeglicher Versand vollautomatisiert stattfinden.

Sollte Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung aus mehreren Gesellschaften, Fachbereichen oder Standorten bzw. Niederlassungen bestehen, können diese getrennt in docuguide angelegt werden.

Die Mandantentrennung kann dann unter anderem eine getrennte Berechtigungsstruktur, eine getrennte Abrechnung, ein getrenntes Reporting oder generell eine getrennte Verarbeitung zur Folge haben.

Über die in docuguide integrierbare Benutzerverwaltung können Sie definieren, welche Mitarbeiter welche Dokumente sehen, löschen oder freigeben dürfen. Darüber hinaus steuern Sie, welcher Mitarbeiter welche Funktionen im Webportal bedienen dürfen (Anlagensteuerung, Einzelverbindungsnachweise etc.)

Für die automatisierte Anlage und Verwaltung von Webusern kann ein AD-Extrakt eingelesen werden, sodass auch die Pflege der Benutzerrechte automatisiert werden kann.

Großversender (>100.000 Briefe p.a.) können nach einer technischen Machbarkeitsprüfung auch auf individuelle Hüllen, physische Beilagen oder sonstige Prozesse zurückgreifen. Sprechen Sie uns hierzu bitte an

Häufig finden händische Prüfungen und Aussortierungen von Dokumenten statt (z.B. interne Rechnungen, "0-EUR Rechnungen" etc...). Sofern auf Ihren Dokumenten ein prüfbarer Wert enthalten ist, kann docuguide diese Prüfung vollautomatisiert übernehmen und steuert diese Dokumente aus. Parallel dazu erhält immer der Eigentümer des Dokuments eine E-Mail, sodass keine manuelle Prüfung stattfinden muss.

In manchen Fällen müssen Dokumente an abweichende Adressen gesendet werden, die nicht auf den Dokumenten aufgeführt werden. In diesen Fällen kann docuguide auf Basis eines Merkmals (z.B. Kundennummer) automatisch ein Deckblatt vorschalten, sodass ein Versand an die abweichende Adresse stattfinden kann.

docuguide kann sowohl Einzeldaten als auch Massendaten verarbeiten. Ihre Druckströme bzw. PDF-Streams werden hierbei, falls notwendig, automatisch getrennt. Merkmale können sowohl für eine erste Seite oder eine letzte Seite definiert werden. Über sogenannte Plausibilitätsprüfungen können wir sicherstellen, dass eine korrekte Trennung stattgefunden hat. So kann z.B. innerhalb eines getrennten Dokuments geprüft werden, ob mehr als eine eindeutige Rechnungsnummer vorkommt.

Sofern Ihre Dokumente ohne Briefpapier erzeugt werden, kann die korrekte Auswahl und Hinterlegung vollautomatisiert durch docuguide geschehen. Auch hierfür können bereits bestehende Informationen (z.B. eine Absenderzeile) auf Ihren Dokumenten verwendet werden.

Für eine interne Kostentrennung können sowohl im Reporting, als auch auf der Rechnung dynamische Kostenstellen ausgewiesen werden. Welche Kostenstellen in welchem Fall greifen, kann komplett individuell eingerichtet werden.

In manchen Fällen ist es notwendig, dass Duplikate von Dokumenten erzeugt werden (bspw. bei Rechnungen an Privatpatienten). In diesem Fall kann docuguide den Original-Beleg duplizieren und diesen mit einem "Duplikat"-Wasserzeichen versehen – vollautomatisiert.

Über die Volltextsuche können Sie im Webportal nach Dokumenteninhalten suchen. Zusätzlich werden relevante und zuvor abgestimmte Inhalte im sogenannten Einzelverbindungsnachweis aufgeführt, in dem auch ein Filtern und Sortieren der Informationen möglich ist.

Damit Sie Ihre Versande und den Status der Verarbeitung immer im Überblick haben, können Sie über den sogenannten Einzelverbindungsnachweis einen Report abrufen, welcher alle Informationen zu Ihren Dokumenten ausweist. Beginnend bei Dokumentennamen, über Timestamps und Kostenstellen, bis hin zu Sendungsnummern und deren Status.

Um Porto- und Druckkosten zu sparen kann ein Duplexdruck hilfreich sein. docuguide kann vollautomatisiert – auf Wunsch bei bestimmten Dokumenten auf Basis einer abgestimmten Seitenzahl – auf einen Duplexdruck wechseln, um die doppelte Anzahl Seiten in derselben Portoklasse verwenden zu können. Ebenfalls kann für gewisse Schwellwerte automatisch von einem Farb- auf einen s/w-Druck gewechselt werden.

Der Dialogpostversand mit docuguide ermöglicht schnell und unkompliziert die preisgünstige Aussendung von Print Mailings. Sie können Dialogpost über docuguide ohne separaten Vertrag nutzen und bekommen vor dem Versand immer die tatsächlich anfallenden Kosten angezeigt.